Barn & UtvecklingBoende, Miljö & InfrastrukturKommun & PolitikKultur & FritidNäringsliv & UtvecklingStöd, Hjälp & OmsorgTurism & EvenemangNationella minoriteter

Allmänna handlingar print

Fri 17. Jun 11 17:49

Offentlighet och diarium

ALLMÄNNA HANDLINGAR
Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen i kommunen är ett diarium, men här återfinns bara en bråkdel av alla allmänna handlingar som finns inom en kommun. Många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem. Om du är intresserad av att veta vilka olika typer av allmänna handlingar som finns inom en viss kommunal verksamhet, kan du begära att få se förvaltningens dokumenthanteringsplan och arkivförteckning.

Vad är en allmän handling ?
En handling kan vara ett pappersdokument, t. ex ett brev. Det kan också vara en s.k.upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan var ett e-postmeddelande, en ljudinspelning eller en videoinspelning.
För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten. Detta innebär att den ska finnas i myndighetens lokaler eller att myndigheten ska ha tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel, t.ex en dator. Handlingen ska var inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten. En allmän handling är vanligtvis offentlig, dvs vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, dvs hemliga.

Vad finns i ett diarium ?
I diariet finner du det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter som till exempel inkommen och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen. Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt Sekretesslagen. Det finns också regler i personuppgiftslagen som gör att vissa personuppgifter inte kan publiceras i kommunens diarier på internet. Varje nämnd i kommunen har ett diarium som sköts av registrator. Det diarium som syns på webben är en kopia av myndighetens ordinarie diarium, och vissa uppgift är dolda, som;
- sekretssbelagda uppgifter
- personnummer
- namn i vissa fall
- känsliga personuppgifter
- andra uppgifter som kan leda till intrång i en enskilds personliga integritet
Det som visas i diariet är uppgifter om ett ärende, som diarenummer, datum, från eller till vem en handling kommer eller skickats samt en ärendemeningen som innehåller information om vad handlingen rör.
Inga enskilda handlingar kan läsas digitalt via kommunens webbdiarium.




Vilhelmina Kommun
Torget 6, 91281 Vilhelmina, Sweden
Telefon: 0940-140 00
Fax: 0940-146 00
Epost: info@vilhelmina.se
Webb: Om webbplatsen
Orgnr: 212000-2601